レセプトへのスケジュール転記負荷を約94％削減！データ連携機能を大幅リニューアル！訪問看護業界の超過勤務改善に貢献

在宅医療・介護のスケジュール調整を自動化する「ZEST」を展開する株式会社ゼスト（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：一色淳之介）は、介護事業者向け経営支援サービス「カイポケ」とのデータ連携機能において、より感覚的に使いやすいUI改善やミスやモレを防ぐ機能を追加した。また、本機能によりレセプト業務の実績入力作業時間を、約94％削減可能なことが自社の調査によって明らかになったと発表した。

ZESTとカイポケのデータ連携で実現できるメリット

訪問スケジュールをカイポケ内ではなく、ホワイトボードやExcel、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを活用して作成している場合、作ったスケジュールを全てカイポケ側に転記する必要がある。この転記作業に多くの時間がとられてしまっている実態があり、その中でZESTを使用したメリットを紹介する。

・メリット①スケジュール転記作業の負荷を大幅削減
ZESTは、利用者の希望日や希望時間、ケアに必要な資格や技能、さらにはスタッフと利用者との相性、訪問にかかる移動時間など様々な条件を考慮し、最適な訪問スケジュールを組むことができる。その最適な訪問スケジュールをカイポケ側にクリック1つで転送することができるため、多くの時間を費やしていた転記作業を大幅に削減することが可能となる。

・メリット②請求モレ防止
ホワイトボードやエクセルなどから転記を行うと、どうしてもヌケモレが発生しやすく、実績入力のヌケモレ＝請求モレとなり、ステーションの経営に大きな影響を与える。しかし、システムで自動的に転送できることでヌケモレを削減することが可能となる。

・メリット③初期導入の負担軽減
訪問スケジュールを作成するのに必要な利用者やスタッフの情報もZEST側に簡単に取り込むことができる。そのため、初期導入に時間を要すことなく、すぐにZESTを利用できる。

ZEST導入による実際の効果

ZESTの顧客であり、かつカイポケユーザーへの実態調査を行ったところ、レセプト業務における実績入力作業は、ZEST導入前で平均24時間もかかっていた。ZEST導入後は平均1時間に短縮、約94％の削減を実現し、23時間もの時間を創出することができたという調査結果を得ることができた。
また同時に、訪問スケジュールの作成時間を28時間、ルート最適化により移動時間を30時間削減することができたという調査結果も得ることができた。

リニューアルの背景

日本訪問看護協会の「訪問看護実態調査報告書」によると、フルタイム勤務正職員の場合、1ヵ月間に81.9％ものスタッフが超過勤務をしたことがわかっている。また、平均超過勤務時間は「フルタイム勤務正職員」が14時間57分であり、超過勤務の業務内容の割合は「記録・報告書の作成」が67.2％と最も高く、次いで「緊急の訪問」が45.9％、「他職種・他機関との連絡調整」が39.7％という数字となっている。
出展：日本訪問看護協会https://www.nurse.or.jp/nursing/home/publication/pdf/report/2015/homonjittai.pdf

実際に同社でも
・レセプト業務の為に深夜まで残業していたことがあった
・日々のスケジュールはどうしても変更が起きてしまうため、その都度変更するのに毎日何時間もかかっていた
などの声を聞いていた。
そこで、多くの在宅医療・介護事業者の業務負荷軽減を目的に、レセプト業務の実績入力作業を簡便にする機能を誰でも使いやすいUIへと進化させ、更なる浸透加速を目指すこととした。