診療業務改善アドバイザー 高山豊明：ライター
Ｓ＆Ｓメディカルコンサルタントの田中さんにお聞きしました
クリニック経営のパートナーである事務長。院長先生の中には、自院に事務長がおらず孤軍奮闘されている方も多いのではないでしょうか。今回は、株式会社Ｓ＆Ｓメディカルコンサルタント代表の田中健太さんに、医院・歯科医院の事務長代行サービスについてお話を伺いました。
※掲載当時のインタビューに基づきます。
Ｑ．サービス内容と特長を教えて下さい
Ａ．事務長の経験を生かして‶一人医師クリニック〟の運営をサポート
サービス内容と特長を教えて下さい
事務長の経験を生かして‶一人医師クリニック〟の運営をサポートします
弊社は、医科及び歯科を対象にクリニックの事務長業務の代行サービスを提供しています。私自身、前職でクリニックの事務長をしていた経験を活かし、先生が診療に集中できる環境やスタッフが働きやすい職場作りなど、クリニック運営のサポートをさせていただいております。
クリニック運営をされている先生の中には、事務長を採用するといった決断まで至らず、運営業務からスタッフ管理を院長先生おひとりで取り組んでおられるケースはとても多いです。ですが、小規模のクリニックでは、必要な人材をすべて自院採用するのは難しいため、外部の人を上手に活用するなど、色々な人達とチームを作っていけたらいいのかなと思います。
Ｑ．プロダクト誕生のストーリーを教えて下さい
Ａ．事務長を担う中で気づいた院長先生が抱える孤独
プロダクト誕生のストーリーを教えて下さい
院長先生が抱える孤独に気づきました
前職で私が事務長をしていたのは、耳鼻咽喉科の有床診療所でした。周辺のクリニックさんから多くの患者さんのご紹介を受けていましたが、病院には必ずある「地域連携室」のような機能をクリニックは有しておらず、事務長である私が営業活動をしていました。そこで近隣のクリニックとの関わりを通して、院長先生が様々な悩みを抱えていることが分かりました。
ある日、営業のために某クリニックに訪問した際に、誰もいない静まりかえった院内でひとり、院長先生が私の目の前で大きなため息をつかれておられました。そして、その院長先生から、「本当に‶人〟のことが分からない。医学部では、スタッフ管理や採用まで学ばなかった。これからどうすればよいのか分からない」と相談されたのです。
その場でできる限りのアドバイスをして自院に戻ったのですが、‶一人医師クリニック〟における事務長の必要性について気づかされた出来事でした。
一般企業の社長であれば、部長に仕事を振るとか、採用事務を総務や人事を任せられますが、一人医師のクリニックではそうはいきません。院長先生は診療する傍ら、経営に関すること全てを背負わなければならないため、一人で問題を抱えてしまう方も多いです。
そんな中、毎日でなくとも、月何回か事務長として院長先生のお話しを（愚痴も含めて）聴くなどして、診療に集中できる環境作りをすれば、もっと良いクリニックが増えるのではないか、ひいてはスタッフもより良い方向へと変わり、患者さんにとっても良いことにつながるのではないかと考えたのです。
なるほど。困っている院長先生を目の当たりにして、一念発起したのですね。
独立するにも勇気が要りますよね？
はい。院長と同じ‶経営者の視点〟を持つために独立しました
当時はクリニックに雇われ、事務長としてちょうど５年目を迎えたばかりでしたので、独立することは勇気が必要でしたし、勤務していた有床診療所で事務長を継続しながら他院のお手伝いもできたかもしれません。
ただ、クリニックの院長先生と同じ経営者の目線を持ち、一緒に悩むために、私も「経営者」となろうとの思いで、事務長代行サービスの会社を立ち上げました。
Ｑ．どんな先生におすすめしたいですか
Ａ．事務長がいない一人医師クリニックに最適です
どんな先生におすすめしたいですか？
事務長がいない一人医師クリニックに最適です
事務長がいるクリニックでもよいのですが、やはり事務長がいない一人医師のクリニックですね。あるいは、事務長的なバックヤードの仕事は院長夫人がされているものの、その院長夫人ご自身が悩まれているクリニックです。
特に、開業して10年前後の40～50代ぐらいの先生になると、クリニックの認知度と共にある程度の患者さんが来られており、経験が長いスタッフもいれば、短いスタッフもいるという状態も多いでしょう。一見、悪くはないように見えますが、クリニック全体の成長が止まっていると感じている院長先生もおられます。
そういったクリニックのスタッフは仕事のやり方など「別に変わらなくてもいい」という雰囲気になりやすいため、自分一人でもどかしさを抱え悩んでいる先生にも、弊社のサービスが適していると思いますし、実際に、このような悩みを持つ先生はとても多いと感じています。
Ｑ．クリニックでの活用事例や先生の声を教えて下さい
Ａ．事務長代行の活用すると、診療に集中しやすい環境が作れる
クリニックでの具体的な活用事例や活用している先生の声を教えて下さい
「一人で悩むことがなくなり、良かった」とおっしゃっています
直近の例では、「退職代行会社への対応」も致しました。最近、退職時の引き留めを回避したり、退職意向を申し出る際、スタッフ本人に代わっていきなり勤務先に電話をしてくる代行サービスが使われるようになっているようです。
同じ代行サービスでも、いろいろあるものだな、と思いますが、院長先生にとっては、突然のことですし、初めてのことでもあり、とても動揺されていました。そこで、私が代わりに対応し、「事務長がいてくれて、本当に良かった」と院長先生や院長夫人から仰っていただきました。
ほかにも事務長代行として、調べものや連絡対応なども行いますが、何より「一人じゃない」という安心感を得られることが、より診療に集中できる環境作りにつながっています。
院長先生からは「一人で悩むことがなくなり、良かった」と皆さんおっしゃっています。また、院長先生の表情が明るくなると、スタッフも変化してきます。
多くの院長先生は1日8時間、診療に集中されている方が多く、一人医師のクリニックの院長ともなると、通常診療以外にも採用試験の面接や細かい事務作業など、ほかにも多くの仕事を兼務されています。
そこで事務長代行を活用することにより、院長先生が診療をしている間に、私が面接対応や事務作業をカバーすることができるというメリットは大きいのではないでしょうか。
Ｑ．今後の展望について教えて下さい
Ａ．クリニック運営の自動化とスタッフ育成を強力にバックアップしていきます
今後の展望について教えて下さい！
クリニック運営の自動化とスタッフ育成を強力にバックアップしていきます
今後は人口減少にともない医療の担い手も減っていきます。その限られた人的資源の中で、クリニックをどう運営していくのかが大切になります。特に、クリニックの収入の柱のほとんどは保険診療による中、人件費は年々増加しているので、現状のままでは収益も減っていくことでしょう。
このような状況下で、医療の機械化・自動化などの変革のサポートや、スタッフの育成などをお手伝いしていければ、と考えております。
スタッフの育成については、看護師などの有資格者は育ちやすいですし、有資格者が自身の仕事に集中できるように、あるいは有資格者が定着するために、受付スタッフやリハビリ助手など資格がないスタッフの活躍がとても重要になります。
そのため、地域におけるクリニックの役割と業務能力の向上に加え、今後は資格がないスタッフの育成とその活用方法にも重点を置かなければなりません。
また、実際に看護師さんの欠勤のためにやむなく休診せざるをえないクリニックも出てきています。これからの時代は、人的資源が不足するとクリニックの運営にも支障をきたす事態に陥るため、そうした時世に備えて機械化・自動化できるオペレーションと、スタッフ育成について、人材紹介も併用しつつ、院長先生を支えていきたいですね。
ありがとうございました。
これからも一人で悩む院長先生の最大の味方として、貢献していかれる御社に期待しています！
株式会社Ｓ＆Ｓメディカルコンサルタント
本社：〒541-0048 大阪府大阪市中央区瓦町3-2-16 キューアス瓦町23号
