診療業務改善アドバイザー 高山豊明：ライター
スマイリーマムの杉山さんにお聞きしました
コロナ禍をきっかけに導入が増えているWEB診療予約システム。
今回は、スマイリーマムの代表取締役を務める杉山憲一さんに、クラウド型診療予約システム「スマイリーリザーブ」についてお話を伺いました。
※掲載当時のインタビューに基づきます。
Ｑ．サービス内容と特長を教えて下さい
Ａ．クラウドだからリーズナブル、クラウドなのにサポートが手厚いのが特長です
サービス内容と特長を教えて下さい
クラウドだからリーズナブル、クラウドなのにサポートが手厚いのが特長です
弊社ではクラウド型の診療予約システム「スマイリーリザーブ」を提供しています。スマイリーリザーブは、インターネットに接続できるパソコンがあれば、ソフトをインストールせずに、GoogleChromeやMicrosoftEdgeなどのインターネットブラウザから利用できます。
コスパもよいと伺っていますが、導入費用はずばりどれくらいですか？
初期費用は、10万4,500円（月額1万6,500円）とリーズナブルです。
しかも、スマイリーリザーブは、‶順番予約〟と‶時間予約〟の両方に対応しています。また、ワクチンの在庫管理に基づいた「予約枠管理」、院内の待ち状況を示す「院内表示」、患者様へメールを一斉送信する「リコール機能」を標準機能で網羅しています。
さらに、予約枠の追加や運用台数には制限を設けず、追加コストもかかりません。例えば、クリニックの状況に応じて、インフルエンザや新型コロナワクチンの予約枠は自由に追加することが可能です。
また、予約システムを長く運用していると、最初は受付のパソコンだけで利用していたとしても、先生が診察の合間に予約状況を確認したくなったり、タブレットを追加したくなる場面も出てきます。スマイリーリザーブなら、ライセンス数の制限もないため、コストをかけずにデバイスを追加できます。
なんだか、サービス精神がすごいですね。長年、クリニックを運営していると、導入した時点では想像できなかったことが次々と起こりますよね。まさに変化の連続なのが経営ですが、予期しない変化にも追加費用が必要なく、柔軟に対応できるのは安心ですね。
そうですね。導入した後に‶こんなはずじゃなかった〟という体験を先生やスタッフの方にはしてほしくないですし、長年、取り組んでいる中で、クリニックの様々な業務フローに対応するためにアップデートしてきましたので、結果的にとても柔軟なサービスになっています。
クラウドサービス導入にあたってサポート面が不安という先生も多いのではないでしょうか？
はい、私たちは導入前には必ず、無料試用版で事前に体験していただきます
この試用版は本番と同じ機能が無制限で使えるものを提供しています。試用の段階で何か質問があれば、電話を通じてサポートしています。そして、本契約の際は、体験で使用した不要なデータをリセットしそのままシームレスに本番環境に移行していきます。先生の中には、試用時の設定をご自分でカスタマイズして、そのまま契約し、本番環境で使用されるケースもあるくらいですよ。
他社のクラウドサービスでは、オンラインで説明する会社も多いと聞きますが、弊社では導入の際、必ず現地に訪問して、クリニックの皆さんに直接、説明をしています。
現地訪問すると、スタッフの方が質問しやすかったり、受付周りのパソコンの配置やケーブルの取り回しのアドバイスをすることもできますので、最初は不安に感じていたスタッフさんも心理的ハードルが下がって、導入がとてもスムーズになります。
導入後のサポートはどうですか？
一般的に、クラウドサービスでは、長期間使い続ければ続けるほど、システムの遅延や思わぬトラブルが発生しやすくなります。これは、アクセス数や登録者数などのデータ量が増えていくためです。他社の予約システムの中には、新型コロナワクチン接種予約のアクセスが集中して、サービスが数日間停止した例もあったそうです。
弊社の開発部は、もともと企業向けにWEBサービスを提供していたので、利用者数の規模が大きくなった際のシステム運用について、ノウハウを持っています。スマイリーリザーブは15年を迎えており、安心して長期間、お使い頂けます。
Ｑ．プロダクト誕生のストーリーを教えて下さい
Ａ．‶幼児向けおもちゃ〟からクリニックの課題を発見、WEBサービスの開発へ
プロダクト誕生のストーリーを教えて下さい
‶幼児向けおもちゃ〟からクリニックの課題を発見、WEBサービスの開発へ
もともと弊社では、木のおもちゃを扱うネットショップを運営しており、地域の保育園や児童館、小児科クリニックに営業していました。
2007年にクリニックの先生から、インターネットから受け付ける診療予約システムのお話を伺ったのが、開発のきっかけになりました。
最近アップデートした機能はありますか
感染症の大流行による新しいニーズにも即応しました
家族分の予約を1回の予約アクションで受付をできるようにしました。インフルエンザや新型コロナのワクチンのように予約が集中すると、家族分一人ひとりの予約をしている間に、予約枠が埋まってしまうことが多くあります。これに対応するためのアップデートを実施したことで、例えば、ご家族や子供の兄弟が同じ時間に一括で予約が取れるようになりました。
それから、クリニックでもWEB問診が普及してきているので、オプションですが、WEB問診システムとの連携機能を追加しました。スマイリーリザーブとWEB問診を連携することで、患者さんの入力の負担が減ったり、スマイリーリザーブの管理画面で、予約患者がWEB問診を登録しているかどうかも確認できるように連携しました。
Ｑ．どんな先生におすすめしたいですか
Ａ．待合室が混雑しやすいクリニック、待てない患者がいるクリニックにおすすめ
どんな先生におすすめしたいですか？
待合室が混雑しやすいクリニック、待てない患者がいるクリニックにおすすめです
いつも待合室が混雑しがちなクリニックに導入を検討していただきたいなと思います。スマイリーリザーブの導入により、患者さんが院内で待つ必要がないのが最大の利点になります。
具体的にはどの診療科になりますか
相性がいいのは小児科のクリニックです。子どもの患者さんは待ち時間が長くなると、親御さんにとっても辛いと思います。あとは内科や皮膚科、レディースクリニックです。
Ｑ．クリニックでの活用事例や先生の声を教えて下さい
Ａ．追加コストをかけずに自由に設定できる
クリニックでの具体的な活用事例や活用している先生の声を教えて下さい
追加コストをかけずに自由に設定できる
新型コロナなど新しいワクチン接種の予約枠を追加するクリニックが増えています。先ほどもお伝えしましたが、スマイリーリザーブは予約枠の追加に費用がかからないので、クリニックの判断で自由に予約枠を追加できます。将来的にワクチンの種類が増えても対応ができることは喜ばれています。
これまでは、クリニックでは‶順番予約〟が主流でしたが、コロナ禍により、院内での患者同士の接触を避けるため‶時間予約〟に切り変えるクリニックが急増しました。スマイリーリザーブは、順番予約と時間予約の両方に対応しており、切り替えも簡単にできるので好評でした。
あと、建物や内装のレイアウトの関係で、発熱患者の動線を分けられないクリニックでは、発熱患者用と非発熱患者用それぞれの予約枠を作り、予約の時間をずらすことで、患者同士の接触を避けるように管理するクリニッが非常に多かったです。
想定外のカスタマイズに追加コストがかからないのはいいですね
そうですね。他社の中には、少し設定を変えるのに有料になったり、有償での訪問対応となるサービスもありますよね。その点、スマイリーリザーブは、扱いに慣れればクリニック内で自由に設定できるのが大きな特徴と言えます。
Ｑ．今後の展望について教えて下さい
Ａ．ワクチンスケジュール管理の自動化だけでなく、医療DXへと守備範囲を拡大したい
今後の展望について教えて下さい！
ワクチンスケジュール管理の自動化だけでなく、医療DXへと守備範囲を拡大したい
オプション機能となりますが、ワクチンのスケジュール管理ができるように開発を進めています。近年はワクチンの種類が増え、接種スケジュールも複雑化しています。
患者さんへのリマインド機能により、ワクチンの打ち忘れを減らすことを考えています。ワクチンの接種スケジュールが複雑になると、クリニックに多くの問い合わせが来るので、スタッフが非常に忙しくなってしまいます。これにより、業務の効率化にもつながるはずです。
さらに、クリニックにワクチンの接種予約入ったときに、患者さんが適切な時期に予約しているか確認する必要があります。確認を自動化して、スタッフの皆さんの手間を省いていきたいですね。
じつは、今までは予約システムに特化してきましたが、これからは、医療機関のDX化を進めるための新たなサービスの提供を進めていければと考えています。
ありがとうございました。
これからもWEBサービスでクリニックの業務効率化に貢献していかれる御社に期待しています！
株式会社スマイリーマム
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