うまくいかない、あるある院内会議

DOCWEB『院長が悩んだら聴くラジオ』この番組は開業医の皆さんが毎日機嫌よく過ごすための秘訣を語っていく番組です。通勤時間や昼休みにゆるっとお聞きいただけると嬉しいです。

（高山）
おはようございます。パーソナリティのDOC WEB編集長、高山豊明です。

（大西）
おはようございます。パーソナリティのMICTコンサルティング、大西大輔です。

（高山）
院長が悩んだら聞くラジオ、第121回始まりました。

（大西）
よろしくお願いします。今日のテーマは何でしょうか？

（高山）
今日のテーマは「自走型組織の作り方」ということで、ここ最近ずっとシリーズ化しているんですけども、しばらくこのテーマでやっていきたいんですが、

今回は特に「会議ファシリテーションのやり方・コツ」などを先生方に紹介していきたいなというふうに思っています。

（大西）
会議というのが、僕はすごく実はアレルギーがありまして。

会社員時代は会議が大嫌いでした。

それなのに今となっては、仕事が会議なのかなっていうぐらい会議ばっかり出ているんで、立場が変わると違うんだなと思いながら今日はお話しできればなと思います。

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クリニックにおける会議の現状
失敗しがちな「あるある会議」の例
会議の本当の目的と進め方
エンディング

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クリニックにおける会議の現状

（高山）
まず、「こんな会議やりたくない」とか「こんな会議意味ないよね」っていうような場面に遭遇すること、お聴きのリスナーさんも多いんじゃないかなというふうに思うんですけども。

大西さん、現場で見ていてクリニックの「会議あるある」というか、「こういう会議多いですよ」みたいなのをちょっと挙げてもらってもいいですか。

（大西）
会議という形をとっているだけで結構マシな方で、会議すらやらないクリニックがまず多いんじゃないかなと思うんですよね。

（高山）
割合どのくらいですか。
やる・やらないで言うと。

（大西）
僕のお客さんは全員やってるんです。

ただ、僕が来る前はしてなかったんで、8対2ぐらいじゃないですか。
8ぐらいやってないんじゃないですか。

（高山）
クリニックの2割ぐらいしか、定例会議というか会議らしい会議はあんまりやってないということですね。

（大西）
その都度、必要なメンバーが集まってちょっと打ち合わせするのが一般的な会議みたいなものです。

（高山）
クリニックの運営でそんなにたくさん会議が必要かっていうと、そうじゃないっていう考えもあるかもしれないですね。

（大西）
人数が少ないっていうのが一番大きな点だと思うんですよね。

例えば先生がいて、看護師さんがいて、事務さんがいるような組織だと5～6人なわけですよ。

そのうちの9割方パートだとすると、「会議は先生と社員さんがすればいいんじゃない」ってみんな思ってるので、会議はない。

さて、会議をする規模のサイズ感で言うと、10人超えてぐらいからやっぱり会議必要かなと思い始めると思うんですよね。

（高山）
それは何で必要だと感じ始めるんでしょうか。

（大西）
ここがあるあると思うんですけど、院長がみんなの意見を聞かなきゃいけないと思い始める人数かもしれないです。

（高山）
何かきっかけがあるんですか。

（大西）
ちょっとこれは笑ってしまったんだけど、院長が「自分の言うことをみんなが聞かないな」と思っているからですね。

（高山）
院長の考えをみんなに浸透させたいとか、こういうふうに動いてもらいたい、考えてもらいたいっていうことをみんなに伝えなきゃいけないなって感じる何か出来事が起きたり、

むしろ何も起きてないから発展性がないとか、ちょっと危機感を感じた時に「会議って必要かな」と感じるということでしょうかね。

失敗しがちな「あるある会議」の例

（大西）
うまくいってる時って実は会議いらなくて、何かしら問題が起きた時に会議って発生するので、最初は「その会議の対応を考えるもの」が最初のきっかけなのかなと思います。

（高山）
「こんなこと起きてるけどもどうしたらいいと思うか」という。

（大西）
今までは当事者同士で解決してきたわけですよ、人数少ないんで。

例えばクレームがあった。
クレームを受けた本人と院長が話し合えば済んだ。

でも、3人も4人もクレーム受け出すともう1人1人やってたら大変なんで、「なぜクレームが起きるのか」「そもそもこっちに問題があるんじゃないか」みたいな会議が必要になるくらいが10人ぐらいの規模。

（高山）
あちこちで例外ではなくて起きてしまう何かトラブルだったりとか、ちょっとしたストレスっていうのが出てくると解決したくなりますよね。

（大西）
その時にあるある会議なんですけど、1時間2時間会議をして何の結論も得ずに終わる会議。

（高山）
「継続して引き続き考えようか」みたいな。

（大西）
「こんな感じでやってみようか」って言ったその場から忘れちゃってるんですよ。

会議が長すぎるんですね。

（高山）
「何決めたっけ？」「何すればよかったんでしたっけ？」みたいな。

（大西）
会議というのは、時間はかなり短くていいと思うんですよね。

（高山）
細かいコツとかは後半していきたいなと思うんですけど、まずはあるあるというか、クリニックでやりがちな失敗会議の典型例を挙げていきたいんですけど。

（大西）
典型例は、決まらない会議。

あとは、会進行が院長のために院長がずっと喋ってる演説会議。

（高山）
あるあるですね。

（大西）
大体みんな寝てますからね。1時間演説されたら寝るでしょ。

（高山）
踏み絵に近い感じのイメージがすごくあるんですけど。

（大西）
寝たら「お前寝てただろ」っていう無言の圧がかかるやつですね。

（大西）
僕、昔会社にいた時に議事録取りながら眠りましたね。

（高山）
そこまでいったらしょうがないですね。

（大西）
議事録しっかりできててびっくりされましたけどね。
睡眠学習かって言われましたけど。

まあそれはさておき、演説会議ね。

あとは、時間に来ない会議。

（高山）
時間に来ない会議。

（大西）
時間になっても誰も来ない。平気でみんな遅れてくる。

1人来て2人来て3人来てなんてなっても会議にならないんですよね。

でも、時間だから始めちゃおうか、って。始めたメンバーが2人3人じゃ意味がないんですよ。

（高山）
また遅れてきたら遅れてきたで最初から説明しないといけないですし。

（大西）
あとまずいのは、「すみません」から入る会議はしんどいですね。

遅れてすみません、失敗してすみません。

最初「すみません」でスタートすると会議の空気が悪いんで。

謝らなきゃいけない会議は僕も嫌だったな。
「その会議出たくないな」っていう。
すごい裁判みたいな会議ですからね。

（高山）
重たくなりますよね、そういうの。

何かあって、何かが原因がもうみんなにもわかってて、「あの件で集められてるな」っていう。

（大西）
必ず院長からお小言をいただくという。

（高山）
ここ難しいんですよ。

どうしてもやっぱり組織の長だから、言わなきゃいけないこともあるし、立場の違いもそもそもあって、それぞれ能力とかスキルとか知識も違いますので。

あんまり高度なことを求めすぎても難しいだろうなとも思うし。

だけど「患者さんに対してはこういうふうにやろうよ」みたいな心の部分を伝えようとするとすごくファジーになって、

結局何すればいいのか、「気持ちとか姿勢を変えればいいんですね、ちょっとやってみます」みたいな感じでモヤッと終わる。

会議の本当の目的と進め方

（大西）
会議って基本は姿勢を見直すためにやってるケースって結構あるんですよね、考え方とかやり方とか。

それに対してボキャブラリー不足が起きると、なんか熱意だけが空回りして、院長だけ熱く語ってみんなが引くみたいな。

その会議をするとやる方はのれんに腕押しだし、聴く方はうるせえなって感じなので。

非常に非効率な場になりますね。

（高山）
あの温度差生まれてしまうあるあるですよね。

（大西）
立場が変わったら気づくんですよ。

会議の主催者側の温度と聴いてる側の温度は絶対あるんですよ。

だから、その温度差を埋める工夫はやっぱりいるんだろうねっていう感じはしますね。

（高山）
先生方も会議やったことあると思うんですよ。

やって「これ意味ないな」と思ってもう一切やらなくなった人も多分多いと思いますし、「話通じないから言ってもしょうがないから、もう全部自分でやる」みたいな。

頼るのをやめるとか、力を合わせてどうのこうのっていうこと自体をもう諦めてしまってる先生も多いと思うんです。

（大西）
そこで今日の大事なポイントは、その会議の進め方が問題であって、実際のテーマは問題ではないかもしれないんですよね。

（高山）
本質的に正しい会議をしていればいい会議ができるとどうしても思っちゃうと思うんですけど、実は内容じゃなくて進め方が悪かっただけだったみたいな。

（大西）
会議って出来レースのパターンがやっぱ多いんですよね。

事前に資料配られて、資料上から読んでいって、「何か意見ありますか？ないですね、ちゃんちゃん」という国会みたいな会議ね。

あれをやり続けても何にもなくて。

あるある会議でもう1つ挙げるならば、事前に会議する内容が決まっていて「お、いい準備してきたな」っていう会議ってみんなでアジェンダをめっちゃ読むんですよ。

テーマも決めてアジェンダもあってしっかりできていると、実はこの演説会議とほぼ変わらないんですよ。

だから会議の目的は何なのかっていうのが、やっぱり報告会になりがちなんですよね。

（高山）
報告会も結構ありがちというか、しがちな内容ですよね。

情報共有するために週1回そういう会議の時間持ちましょう、横の連携を密にするためにコミュニケーション普段は取れないから週1回集まってそれぞれやってることとか進捗とか報告しましょう、みたいな。

すごく時間もかかるし、本当は普段から共有できていれば知ってていい内容が多くて、あんまり発展性はなさそうな感じですね。

（大西）
会議をする上で大事なことっていうのは会議の目的なんですけど、そもそも会議の仕方にまずはフォーカスしてほしいなと思うんですよね。