DOCWEB『院長が悩んだら聴くラジオ』この番組は開業医の皆さんが毎日機嫌よく過ごすための秘訣を語っていく番組です。 通勤時間や昼休みにゆるっとお聞きいただけると嬉しいです。
（高山）
おはようございます。パーソナリティのDOC WEB編集長、高山豊明です。
（大西）
おはようございます。パーソナリティのMICTコンサルティング、大西大輔です。
（高山）
院長が悩んだら聞くラジオ、第122回始まりました。
（大西）
よろしくお願いします。今日のテーマは何でしょうか？
（高山）
引き続き「自走型組織の作り方」ということで、今回は「良い会議・ファシリテーションのやり方、コツ」について、前回からお話をしてるんですけども、今回からはさらに具体的な内容に踏み込んでいきたいと思います。
（大西）
前回は、あるあるのちょっとダメな会議みたいな話をしていたと思うんですよね。
今回は、じゃあそれをどう良い会議に転換していくのかという話だと思います。
良い会議というのは、一応本題に入る前に少しだけ雑談をすると、みんなが「ああ、いい会議だったね」と思えたら良い会議なんだと思うので、どうすればみんなが良い会議だったねと思える会議になるかを考えたいと思います。
（高山）
先生もスタッフも、良い会議ができたなというふうに言える日が来るように、そのヒントを語っていきたいと思います。
今回もよろしくお願いします。
良い会議の定義
（高山）
前回はよくある失敗している会議の例を挙げていったわけですけども、今回はどうしたら良い会議ができるのかということですが、
そもそも良い会議って何なの？ということですね。
（大西）
良い会議の一つの定義は、課題に対しての改善策が見つかるということだと思うんですよね。
改善策が見つからなければ、必ず「じゃあ次回またお話しましょう」となって、やっぱり続いてしまうので、だんだんだれていくというか。
解決策が本当に会議で見つかるのかというのも結構難しいところでもあるので、一応クリニックとしての結論・方針が決まるという意味かな。
（高山）
私も経験上、会議というのは決める場であると。
何かしら今日決めたよねということがあって、かつ、例えばルールを決めたとしたら、
それがいつから行うのかとか、もしくはやることを決めたら、いつまでにやるのか、誰がやるのかといった、細かいことを決めて「よし、じゃあ解散。各自やっていこう。次回のチェックポイントをまた作っていく」ような、実践が伴うような会議というのが実質充実したものになるのかなと。
私はそういう会議が良い会議だというふうに思ってるんですが、どうでしょう。
（大西）
アクションプランが決まり、実践が伴って決まる。
確かにこれは理想像。
ただ、多分聴いている方も「え、そんな会議できるの？」とハテナに思っているんですが、できますので、安心してくださいというのが僕のスタンスかな。
会議を成功させるための準備
（高山）
どういうところから考えていけばいいですかね。
（大西）
やり方の話をちょっとだけまずすると、会議の目的は明確にしたほうがいいので、今日の会議は何のためにするんですかというのは必要だし、誰を集めるかっていうのはすごく大事で。
例えば全員集合なのか、当事者・関係者だけ集合なのか、幹部だけ集合なのかという誰か。これは人選ですよね。
あと、いつやるかも結構大事だったりして。
例えばお昼休みがいいのか、診察終了後がいいのか、逆に朝がいいのかとか、その辺もクリニックの形態に合わせて考えなきゃいけない。
このまずは3つ決めます。
誰が、
何のために、
いつやるか。
で、どこでっていうことを考えると、場所は会議室があれば会議室でいいし、診察室でもいいし、待合室でもいいし。
それはそんなにこだわりがないけど、静かなところ。
司会者と書記の役割
（大西）
今日一番伝えなきゃいけないのは、どのように進めていくのか。
まずやってほしいことは、司会者と書記。
この二つは決めたほうがいいなと思ってます。
（高山）
これはまず会議の主催者というのは、院長でいいですか。
（大西）
最終責任者は院長でしょうね。
（高山）
それとは別に司会と書記を立てる。
院長が司会をするっていうこともありそうな感じはするんですが。
（大西）
最初のうちはいいです。
みんなが慣れるまで。
ただ、司会者が院長とは別にいたほうが僕はいいと思ってます。
（高山）
それは持ち回りとかですか。
それとも司会役ねみたいな感じで固定で決めたほうがいいですか。
（大西）
慣れてきたら上の人たちが司会するケースが多いですけど、みんなができるようになったほうがいいでしょうね。
（高山）
国会でもそうです。
議長ってなんか特別な存在じゃないですか、若干。
（大西）
あれは議長なので。
（高山）
そっか。議長だからか。
司会ではないってことですね。
（大西）
司会ではないってことですね。
（高山）
じゃあ司会はファシリテーターではないっていうことでいいですか、定義として。
（大西）
司会がファシリテーターですね。
議長が多分院長になるんです。
（高山）
なるほど。
議長であり最高意思決定者であるっていうのが院長で、ファシリテーターは司会だと。
良いファシリテーションのコツ
（大西）
今日ファシリテーションの話の中で、ファシリテートが上手い人と下手な人っていると思うんですけど、僕の一応の定義は、話しすぎる人は下手な人。上手に自分の質問を短くできる人が上手い人かな。
（高山）
これが難しいんですよね。
一世を風靡した田原総一朗さんとか。
ズバッと聞く。
ちょっと毛色が違いますね。そういうことじゃない。
（大西）
そうなんだけど、質問する人が悪意があったり、逆に申し訳ないなとか、感情入れちゃうと質問ってしにくいんですよね。
ただ一方で、形式的に質問しても誰も反応しないので。
これがもう難しい。
「良い質問をする」というのが、実はこの会議のコツの一つです。
（高山）
これはコツって言っても、また分解しないと伝わらないですね。
（大西）
今日はまずは「良い質問をする」はだけ覚えてほしいんだけど、良い答えを出す、ではないです。
（高山）
みんなから引き出すための質問をするということですか。
（大西）
「これについてどう思う？」という質問は、すごくオープンクエスチョンと言って、広げすぎちゃって決まりにくくなるんです。
「こういう事象があったんだけど、みんなどう思う？」
「何も思いません」となりがち。
（高山）
私ビジネスの人間なので、営業の手法としてすごくスタンダードな方法で、「どうされますか」ではなくて、
例えばスケジュール一つ決めるにしても「来週の火曜日と水曜日だったらどちらがよろしいですか」というふうに、クローズドに選択式にすると話がすごく進みやすいっていうのがありますよね。
（大西）
その時に、例えばこのテーマについてA、B、Cの三つの選択肢があるとして、それについてみんなで話し合えば、Aについて、Bについて、Cについて話し合えるんですよね。
だから、選ぶというよりはちゃんと骨格をしっかり質問することかな。
（高山）
その設定って、意外に意思決定が最初に隠れているというか。
そのファシリテーターの責任で、一つ絞り込んでいるっていうのはないですか。
（大西）
イエス、ノー、真ん中という三つの質問をしますね。
どうしても人間、誘導したいと思いがち。
さっき僕が言ったように、ファシリテーターはどっちの側にも立たないので、イエス、ノー、中間という三分野に分けて質問するというのが一個のコツなのかもしれない。
（高山）
ちょっと見えましたね、マトリックスが。
イエス、ノー、どちらでもない。もう一つの軸が「なぜそう思うのか」「なぜ反対か賛成か」みたいな。
（大西）
反対か賛成かは多数決になるんですよね。
でも「どちらでもない」っていう選択肢が一つあると、これはある意味どちらでもないがすごく正しい答えかもしれない。
そうすると、もうちょっとケースを切っていくわけですね。
「こういうケースはイエスだね。こういうケースはノーだ。」
だから、こういう頭の中にイエス、ノー、どちらでもないと、あと僕らはチャンクアップ・チャンクダウンって言うけど、その事象の解像度を下げていく、上げていくっていうことを会議の中でしてるかな、ファシリテーターはね。
（高山）
難しいところだと思うんですよ。
解像度って言葉で言えば、大・中・小、どんどん分解していったときに、小カテゴリーと大カテゴリーが違う枠なはずなのに、これを一緒に並列に扱ってしまうときが多分あるんですよね。
そこで何を言ってるのかっていうのがごちゃっとなって、会議がまとまらなくなるみたいなことが多分起きやすいので、
そこの粒度を揃えて質問をするとか、結構ファシリテーションって高度な技なのかなっていうふうには思うんですよ。
そういう人材がクリニックにいれば安泰なんですけども、少ないと思うので。目指してないですからね、そこを皆さんは。
（大西）
ファシリテーション仕事にしてないんでね。
ただ、誰でもできるファシリテーションってあるのは、さっきの三つに分けるってことが一つですよね。
クローズドで喋りたければ。
でもう一つ、この階層合わせってすごく難しいので、僕は聞き直してますね。
（高山）
そのあたりは、粒度がごちゃごちゃしてたら先生が少しサポートして、揃えてあげるっていう感じですかね。
（大西）
階層が下がったのか上がったのかというのは第三者が聞こえてるので、院長とかがちょっと合いの手入れてあげると、
「まあそれってこういうことだよね」というふうにちょっと直してあげちゃうっていうのは院長ができるんじゃないかな。
（高山）
これまた言い方があんまり鋭すぎてもファシリテーターが恐縮しちゃうと思うんで。
（大西）
ファシリテートはいつも中立なので、意見言わないんですよ。
これ結構僕も苦しくなっちゃって。
つい自分の意見を挟んじゃった瞬間に、その会議が結構破綻していってるのが見えるわけですよね。
「この人誘導してきたな」みたいな。
具体的な会議の進め方と付箋の活用
（大西）
ただ、簡単に明日からできるファシリテートという本をもし書くのであれば、まずは質問をする。
で、その質問に対してさっきの三段階にする。
で、ちゃんと聞く作業を一人一人にちゃんとフォーカスするというのも結構大事かもしれない。
（高山）
それぞれ「何でそういうふうに思うんですか」ということを聞いてあげるってことですか。
（大西）
返すということですね。
だから一方通行にしないほうがいい。
ファシリテーターの一番のポイントは、意見があってまとめる力なので、「あれ、それってこういうことですかね」とか、「ああ、これっていいですね」とか「それいい意見ですね」みたいな合いの手が結構大事。
（高山）
どんどんそうやって意見を出させて、そのイエス、ノー、どちらでもないというふうに考える人たちの理由を聞き出して、一旦テーブルの上に全部出すってことですよね。
（大西）
その時に、僕らは付箋会議っていうのを結構推奨していて。
手で書くと結構正しく書けるというか、言葉に責任が持ちやすい。
記録して残る。
（高山）
喋るよりも書くほうがまとまりますよね。
（大西）
だからそれをまずはやってみるのがいいかな。
口下手な人も書けるんですよね。
（高山）
口下手だから書けるっていうのも逆にありますし。
（大西）
びっくりするぐらい。
面白いのが、クリニックっていろんな経験持つ人の集合体なので、「前のクリニックでこうやってたよね」とか「それ前の職場で言ってたわ」とか、上手いこといい意見もあるんだけど、言葉にするとトゲが立つんだよね。
「前の職場であったんですけどね」なんていう前置きを絶対人間喋っちゃうんで。だから付箋に書くと、「前の職場では」っていうその頭文字が消えてるので、いい意見に聞こえる。
（高山）
建設的な意見に。
（大西）
今日のまとめとしては、私たちのゴールは結局決めるということだと思うし、次にアクションに繋げるということだとすると、その会議はアクションプランを立てる会議であるはず。
ってことは、課題に対して解決・実践を因数分解・細分化しているだけの会議であるはず、本来は。
なのにそこに、なぜかいろんな意図が入っていて、だんだん歪んでいって嫌な会議になっていく。
シンプルにそういうふうにならないために、今日の話を参考にしていただけると、
明日からの会議が「おお、大西さんが言った、まずは司会を立てよう。書記を立てよう。院長は後ろに控えよう。なんか意見出なかったら付箋に書かせよう。」
これだけでもだいぶ変わると思います。
（高山）
あとはその付箋で出てきた要素というのを総合的に判断をして、院長が「じゃあこういうふうにやっていこう」というふうに最後まとめていけばいいですよね。
（大西）
ちょっと次回に今度付箋をどう要点整理するかというのを次回にしようかな。
（高山）
まだまだこのテーマ続いていきますので、今回はこのあたりにしまして、また続きは次回にしたいと思います。
大西さん、今回もありがとうございました。
（大西）
ありがとうございました。
（大西）
ありがとうございました。
（高山）
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この番組は毎週月曜日の朝5時に配信予定です。それではまたポッドキャストでお会いしましょう。さよなら。
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